คุณสามารถบังคับใช้นโยบายการลงนามได้โดยให้เอเจนต์ AI ตรวจสอบโฟลเดอร์เอกสารทั้งหมดในหนึ่งพรอมต์ ทำงานแบบออฟไลน์ และส่งคืนตารางข้อยกเว้นเดียว เอเจนต์ทำงานใน Claude Desktop, Claude Code, Cursor หรือ GitHub Copilot และเซิร์ฟเวอร์ GroupDocs.Signature.Mcp จะทำการตรวจสอบ พรอมต์ที่เริ่มการสแกนคือ:

สำหรับ PDF ทุกไฟล์ในโฟลเดอร์เอกสารของฉัน ตรวจสอบว่ามีการลงนามดิจิทัลและยังคงใช้ได้หรือไม่ ให้ฉันตาราง: ไฟล์, ผู้ลงนาม, วันที่ลงนาม, สถานะ

เวอร์ชันขั้นตอนโดยละเอียดพร้อมการกำหนดค่าและการแก้ไขปัญหาอยู่ในเอกสาร: How to audit a folder of signed documents with an AI agent

ทำไมนโยบายการลงนามต้องการการสแกนอัตโนมัติ?

นโยบายเช่น “สัญญาทุกฉบับในคลังต้องมีลายเซ็นดิจิทัลที่ถูกต้อง” จะเป็นเพียงนโยบายเท่านั้นหากมีบางอย่างทดสอบมัน การตรวจสอบด้วยมือเปิดไฟล์ทีละไฟล์ ทำให้เกิดขึ้นน้อยครั้งและเป็นการสุ่มตัวอย่าง คำถามที่ฝ่ายปฏิบัติตามกฎต้องการคือภาพรวมของคลังทั้งหมด: สัญญาใดบ้างที่ไม่ได้ลงนาม, ใบรับรองของใครหมดอายุ, ไฟล์ใดบ้างถูกแก้ไขหลังการลงนาม

เอเจนต์ AI อย่างเดียวไม่สามารถตอบได้ เพราะโมเดลที่อ่าน PDF ไม่สามารถมองเห็นโครงสร้างลายเซ็นได้ เอเจนต์ทำหน้าที่วนลูปและสรุป ส่วนเอนจินให้ข้อมูลจริงตามไฟล์

ขั้นตอนการทำงาน ทีละขั้นตอน

  1. ชี้เซิร์ฟเวอร์ไปที่โฟลเดอร์ ตั้งค่า GROUPDOCS_MCP_STORAGE_PATH ให้ชี้ไปที่โฟลเดอร์เอกสาร ไฟล์จะถูกอ้างอิงด้วยชื่อ ดังนั้นเอเจนต์จะส่ง contract-042.pdf ไม่ใช่พาธจากเครื่องของคุณ
  2. ตรวจสอบโหมดใบอนุญาต ให้เอเจนต์เรียก get_license_status ในโหมดประเมินผลจะประมวลผลเฉพาะ 2 หน้าแรกเท่านั้น ทำให้รายงานอาจไม่ถูกต้อง (ดูข้อจำกัดด้านล่าง)
  3. รันการสแกน ใช้พรอมต์ข้างต้น สำหรับแต่ละไฟล์เอเจนต์จะเรียก search_digital_signatures แล้วประกอบตาราง ไฟล์ที่ไม่พบลายเซ็นดิจิทัลจะถูกระบุว่า “unsigned”
  4. อ่านข้อยกเว้น เรียงตารางตามสถานะและจัดการกับสามกลุ่มที่อธิบายไว้ด้านล่าง
  5. รันซ้ำตามกำหนดเวลา พรอมต์เดียวกันทำงานได้เดือนถัดไปบนโฟลเดอร์เดียวกัน ทำให้การตรวจสอบกลายเป็นกิจวัตร ไม่ใช่โครงการชั่วคราว

สิ่งที่เอเจนต์ตัดสินใจและสิ่งที่เอนจินทำ

ขั้นตอน สิ่งที่เอเจนต์ตัดสินใจ สิ่งที่เอนจินทำ
ไฟล์ใดบ้างที่จะตรวจสอบ รายชื่อ PDF ในโฟลเดอร์ตามพรอมต์ของคุณ แกะไฟล์แต่ละไฟล์จากที่เก็บโดยอ้างอิงชื่อ
มีการลงนามหรือไม่, มีความถูกต้องหรือไม่, และโดยใคร เลือกไฟล์ คืนค่า signer, issuer, serial number, validity period, timestamp และ isValid (search_digital_signatures)
รายงาน สร้างตารางและจัดกลุ่มข้อยกเว้น ไม่มี; เอนจินไม่สรุปผล

ตัวอย่างเซสชัน (ย่อ)

คุณ:    สำหรับ PDF ทุกไฟล์ในโฟลเดอร์เอกสารของฉัน ตรวจสอบว่ามีการลงนามดิจิทัลและยังคงใช้ได้หรือไม่ ให้ฉันตาราง: ไฟล์, ผู้ลงนาม, วันที่ลงนาม, สถานะ

เอเจนต์:  [get_license_status]  mode: licensed
        [search_digital_signatures] x N
        | ไฟล์               | ผู้ลงนาม      | วันที่ลงนาม | สถานะ   |
        | contract-041.pdf   | Dana Whitfield | 2026-09-14 | valid   |
        | contract-042.pdf   | -              | -          | unsigned|
        | contract-043.pdf   | Omar Haddad    | 2026-08-02 | invalid |
        ข้อยกเว้น: 1 unsigned, 1 invalid. Invalid มักหมายถึงไฟล์ถูกเปลี่ยนแปลงหลังการลงนาม

ผลลัพธ์เชิงอธิบาย: ชื่อไฟล์และชื่อผู้ลงนามเป็นการสมมติ เครื่องมือจะคืนฟิลด์ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น

สามข้อยกเว้นที่สำคัญ

  • ไฟล์ที่ไม่ได้ลงนาม นี่คือช่องว่างที่การตรวจสอบมุ่งหา
  • ลายเซ็นที่ไม่ถูกต้อง ส่วนใหญ่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงหลังการลงนาม เช่น การเพิ่มตราประทับ, การบันทึกใหม่, การเพิ่มหน้า มันคุ้มค่าที่จะรู้ว่าไฟล์ใดบ้าง
  • ใบรับรองที่หมดอายุ ลายเซ็นอาจถูกต้องเมื่อสร้าง แต่การนับว่ายังถือว่าเป็นลายเซ็นที่ยอมรับหรือไม่ขึ้นกับนโยบายของคุณ ระยะเวลาความถูกต้องอยู่ในข้อมูลที่คืนมา ดังนั้นให้เอเจนต์แสดงรายการใบรับรองทุกใบที่ระยะเวลาความถูกต้องสิ้นสุดก่อนวันนี้; การเปรียบเทียบนี้จะช่วยหาข้อยกเว้นเหล่านั้น

ทำอย่างไรให้การสแกนคุ้มค่าและรายงานเชื่อถือได้?

  • เรียก search_digital_signatures กับทุกไฟล์ เพิ่ม verify เฉพาะเป็นตัวกรองเร็ว ๆ เท่านั้น และถือบันทึกรายละเอียดเป็นแหล่งความจริง
  • ข้าม search_image_signatures ในการทำงานเป็นกลุ่ม เพราะมันคืนภาพ base64 สำหรับทุกผลลัพธ์ ทำให้การรันช้าโดยไม่มีประโยชน์
  • ปิด returnImage ในการค้นหาโค้ด
  • ภายใต้การให้สิทธิแบบ metered แต่ละครั้งที่เรียกจะคิดค่าใช้จ่ายตามการใช้งาน ดังนั้นการสแกนที่มุ่งเป้าเป็นการลดค่าใช้จ่ายและเร่งความเร็ว
  • เก็บรายละเอียดใบรับรองต่อไฟล์ (ผู้ลงนาม, ผู้ออก, serial, timestamp) เป็นบันทึกของคุณ สรุปเชิงบรรยายของเอเจนต์เป็นเพียงรายงาน ไม่ใช่การรับรอง และไม่ถือเป็นการกระทำของโนตารี

จากนั้นดำเนินการกับข้อยกเว้น

เซสชันเดียวกันสามารถแก้ไขสิ่งที่การสแกนพบได้ ตัวอย่างเช่น การใส่เครื่องหมายอ้างอิงลงบนไฟล์ที่ไม่ได้ลงนาม:

ลงนามไฟล์ที่ไม่ได้ลงนามทั้งสามไฟล์ด้วย QR reference มาตรฐานของเราและบันทึกว่าคุณทำอะไร

ต้องระบุให้ชัดเจนว่าการทำเช่นนั้นทำอะไร QR code เป็นเครื่องหมายภาพ ไม่ใช่ลายเซ็นที่อิงใบรับรอง ดังนั้นจึงไม่สามารถแทนที่ลายเซ็นดิจิทัลที่จำเป็นได้ สำหรับไฟล์ที่ต้องการลายเซ็น ให้ทำขั้นตอนสุดท้ายด้วย sign และ type: "digital"

ข้อจำกัดที่ควรระบุในกระบวนการของคุณ

โหมดประเมินผลจะประมวลผลเฉพาะ 2 หน้าแรกของแต่ละเอกสารและใส่ตราประทับทดลองบนทุกหน้า ลายเซ็นบนหน้า 4 จะไม่ปรากฏ ดังนั้นการตรวจสอบแบบไม่ใช้ใบอนุญาตอาจรายงานว่า “clean” แม้ไฟล์จะมีปัญหา ตรวจสอบ get_license_status ก่อนทุกครั้ง เซิร์ฟเวอร์ยังอ่านข้อมูลลายเซ็นจากไฟล์; มันไม่รู้จักนโยบายของคุณ ดังนั้นการกำหนดว่าใบรับรองใดเป็นที่ยอมรับต้องอยู่กับคุณเอง

คำถามที่พบบ่อย

สัญญาใดบ้างของฉันที่ไม่ได้ลงนาม?
ให้เอเจนต์ตรวจสอบโฟลเดอร์และแสดงไฟล์ที่ไม่มีลายเซ็นดิจิทัล แต่ละไฟล์จะได้รับการเรียก search_digital_signatures ไฟล์ที่ไม่พบลายเซ็นจะถูกระบุว่า unsigned ผลลัพธ์คือหนึ่งตาราง

AI สามารถตรวจสอบลายเซ็น PDF แบบกลุ่มได้หรือไม่?
ทำได้ในพรอมต์เดียวบนโฟลเดอร์ ทำงานแบบออฟไลน์ หากไม่มีใบอนุญาตจะตรวจสอบเฉพาะ 2 หน้าแรกของแต่ละไฟล์เท่านั้น

รายงานสามารถใช้เป็นหลักฐานการปฏิบัติตามกฎได้หรือไม่?
เก็บรายละเอียดใบรับรองต่อไฟล์ที่เอนจินคืนเป็นหลักฐาน เอเจนต์สรุปเป็นเพียงความสะดวก ไม่ใช่การรับรอง

ศึกษาเพิ่มเติม