Chữ ký số trong tài liệu trông tương tự như chữ ký trên giấy, tuy nhiên, là chữ ký điện tử dựa trên chứng chỉ, chúng chứa danh tính của người ký ở dạng mã hóa. Chứng chỉ được cấp bởi Cơ quan cấp chứng chỉ đáng tin cậy và được ủy quyền. Các cơ quan này xác định người được cấp chứng chỉ. Đây là lý do tại sao các tài liệu được ký điện tử có thể được xác minh bất cứ lúc nào.